Theorie vs. Praxis im Projektmanagement
In der Welt des Projektmanagements ist vieles ideal gedacht: Es gibt ein Projektteam, das ausschließlich für das Projekt freigestellt ist, der Zeitplan ist realistisch, alle Beteiligten sind verfügbar und arbeiten Hand in Hand. In der betrieblichen Realität sieht das jedoch oft anders aus. Projekte laufen meist neben dem Tagesgeschäft. Die Teammitglieder müssen Projektaufgaben zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben erledigen – das führt schnell zu Zeitproblemen, Überlastung und Verzögerungen.
Umso wichtiger ist es, klare Zuständigkeiten zu definieren und eine strukturierte Zeitplanung vorzunehmen. Genau hier setzt die RACI-Methode an – ein einfaches, aber äußerst wirksames Werkzeug zur Verteilung von Verantwortlichkeiten innerhalb von Projekten.
Was ist die RACI-Methode?
Die RACI-Matrix ist ein Instrument zur Zuordnung von Rollen und Verantwortlichkeiten für einzelne Aufgaben oder Arbeitspakete innerhalb eines Projekts. Anders als bei spontanen Abstimmungen in Meetings, bei denen Aufgaben oft kurzfristig verteilt werden, sorgt die RACI-Methode für langfristige Planung und Struktur.
RACI steht für:
- R – Responsible (Durchführung): Wer führt die Aufgabe aus?
- A – Accountable (Genehmigung/Entscheidung): Wer trifft die finale Entscheidung bzw. ist rechenschaftspflichtig?
- C – Consulted (Beratend): Wer gibt fachlichen Input oder unterstützt bei der Umsetzung?
- I – Informed (Informiert): Wer muss über den Fortschritt oder das Ergebnis informiert werden?
Beispiel aus der Praxis
Nehmen wir die scheinbar einfache Aufgabe, einen Stellplatz für eine neue Filterpresse freizuräumen:
- R = Facility Service
- A = Instandhaltung
- C = Fachkraft für Arbeitssicherheit oder externer Experte
- I = Projektleiter
Mit dieser Zuordnung wird sofort deutlich: Die Verantwortung ist verteilt, die Kommunikation ist geregelt, und es gibt keine Unklarheiten, wer wann was tun muss.
Vorteile für Ihr Projektteam
Der Einsatz der RACI-Methode bietet zahlreiche Vorteile – besonders dann, wenn Projekte zusätzlich zum Tagesgeschäft gestemmt werden müssen:
- Transparenz: Alle Beteiligten wissen, wer für was zuständig ist. Diskussionen über Verantwortlichkeiten entfallen.
- Faire Aufgabenverteilung: Die Matrix zeigt frühzeitig, wenn einzelne Teammitglieder überlastet oder unterfordert sind.
- Vermeidung von Flaschenhälsen: Wenn immer dieselbe Person Aufgaben übernimmt, drohen Verzögerungen – RACI beugt dem vor.
- Effiziente Kommunikation: Statt endloser E-Mail-Verteiler „an alle“ wird die Kommunikation zielgerichtet gesteuert – nur die wirklich betroffenen Personen werden eingebunden.
- Bessere Planbarkeit: Werden die RACI-Zuordnungen zu Beginn des Projekts vorgenommen, kann die individuelle Zeitplanung wesentlich realitätsnäher gestaltet werden.
Einziger Nachteil: Die Komplexität
Zugegeben: Die Erstellung einer RACI-Matrix ist auf den ersten Blick aufwendig. Vor allem bei großen Projekten mit vielen Aufgaben und Beteiligten kann die Matrix schnell komplex wirken. Doch dieser Aufwand lohnt sich. Denn durch die strukturierte Planung am Anfang wird der Projektverlauf insgesamt deutlich reibungsloser.
Ihr Bonus von uns
Wir möchten, dass Sie die RACI-Methode sofort und unkompliziert anwenden können. Deshalb bieten wir Ihnen folgende kostenfreie Vorlagen zum Download an:
📎 RACI-Matrix – PDF-Vorlage
Eine druckbare Version zum schnellen Ausfüllen per Hand oder im Teammeeting.
📊 RACI-Matrix – Excel-Vorlage
Ideal zur digitalen Bearbeitung und Integration in Ihr Projektcontrolling.
🟢 RACI-Matrix – LibreOffice-Version
Für alle, die mit freien Office-Programmen arbeiten.
