Projektstart: clever statt quick + dirty
Kennen Sie das ? Ein Projekt ist endlich genehmigt und alle wollen sofort loslegen. Am besten „Schnell ein Excel aufmachen…“
Was am Anfang so einfach aussah, wird später richtig kompliziert.
Je länger das Projekt dauert, desto aufwändiger wird es:
🔧 jede Änderung in verschiedenen Tabellen anpassen
🔧 Daten zwischen mehreren Tabellen angleichen
🔧 vor jedem Meeting die Daten aufbereiten
Wir haben daraus gelernt: Wir nutzen für kleinere Projekte weiterhin die Tabellenkalkulation. Aber mit einer cleveren Vorlage und automatischem Dashboard.
Unsere Vorlage kommt ohne Macros und ohne Visual Basic aus!
FAQ
So komfortabel die Nutzung für den User ist. Im Hintergrund sind dazu viele, viele Formeln erforderlich. Ja Formeln. Unsere Vorlage sowohl in der Excel- wie auch der LibreOffice-Version kommt ohne Macros und ohne Visual Basic aus!
Es gibt also keine Probleme mit der IT-Abteilung.
Unsere Projektvorlage ist einfach + intuitiv bedienbar. Die Tabellenblätter sind untereinander verknüpft und die Datenauswertung im Dashboard läuft automatisch. Es sollen so nur so viel Eingaben wie nötig gemacht werden und so viel Information wie möglich visuell dargestellt werden.
So komfortabel die Nutzung für den User ist. Im Hintergrund sind dazu viele, viele Formeln erforderlich. Ja Formeln. Unsere Vorlage kommt ohne Macros und ohne Visual Basic aus!Es gibt also keine Probleme mit der IT-Abteilung.
Die im Background emsig arbeitenden Formeln stammen nicht aus dem Bereich der Grundrechenarten. Die sind für fortgeschrittene Excel-Anwender. Hier liegt genau die Krux. Diese Funktionen sind manchmal in der ersten Version einer neuen Excel-Version noch nicht vorhanden. Zudem gibt es Unterschiede zwischen Office 360° und den Desktop-Versionen. Die ständige Nacharbeit war uns zu aufwendig.
Wir haben uns daher bereits vor einigen Jahren von Excel verabschiedet und verwenden LibreOffice Calc. LibreOffice ist frei, quelloffenen und dauernd in Entwicklung. Es wird unter dem Dach einer gemeinnützigen Stiftung entwickelt und kostenlos zum Download zur Verfügung gestellt. Spenden sind sehr willkommen.
Die Projektvorlage (Excel- und LibreOffice) gibt es als kostenlosen Download im Mai. Beide Versionen sind voll funktionsfähig
Download
- Excel-Datei oder Libre Office? Wir bieten beides
- Die Tutorials zeigen die Libre Office Version.
- Excel und Libre Office Calc sind voll kompatibel
Das Dashboard
Das Problem ist jedem Projektteam bekannt. Die Zahlen + Inhalte des Projekts liegen vor und müssen dem Team und den Entscheidern prägnant + übersichtlich präsentiert werden. Ob es um Infos zum Projektstatus oder zur Vorbereitung einer Entscheidung geht: hier kommt das Projekt-Dashboard ins Spiel.
Ob Dashboard oder Cockpit oder Armaturenbrett, alle haben eine Grundidee: auf einen Blick soll der Projektstatus mit allen wichtigen Projektzahlen (KPI) möglichst immer aktuell dargestellt werden
Sehen Sie sich an wie unser Dashbord aufgebaut ist und welche Infos es liefert.
Projektstart: Zeit für die Basisdaten
Beginnen wir mit den Eingaben in unsere Tabellenblätter. Es gibt 7 Tabellenblätter, die miteinander verknüpft sind. Die relevanten Daten werden also automatisch in die entsprechenden Tabellen übernommen z. B die Namen des Projektteams erscheinen sofort im Tabellenblatt RACI. Das genehmigte Budget erscheint direkt im Dashboard usw.
Aber halt! Bevor Sie starten, gönnen Sie Ihrem Projekt einen KUSS. So erhalten Sie schnell + einfach einen Überblick.
Gantt-Diagramm + mehr
Wie üblich werden die Tasks / Aufgaben / Projektschritte aufgelistet und das Anfangs- und geplante Enddatum angegeben. Als Datenpflege kann / soll der Fortschritt in den einzelnen Tasks angegeben werden.
Hieraus wird das Gantt-Diagramm berechnet. Im Dashboard werden zusätzlich die TOP 5 der aktuell laufenden Tasks angezeigt.
Die Tasks / Aufgaben / Projektschritte werden automatisch ins RACI Blatt übernommen. 1x eingeben und vielfach verwenden.
