So komfortabel die Nutzung für den User ist. Im Hintergrund sind dazu viele, viele Formeln erforderlich. Ja Formeln. Unsere Vorlage sowohl in der Excel- wie auch der LibreOffice-Version kommt ohne Macros und ohne Visual Basic aus! Es gibt also keine Probleme mit der IT-Abteilung.

Das Dashboard (Details siehe im Post unten) enthält alle wichtigen Infos zum Projekt, damit die Projektbeteiligten, der Projektmanager jederzeit die Übersicht haben. Zusätzlich ist es jederzeit präsentabel für die Auftraggeber ohne zusätzliches Power Point o.ä.

Das Dashboard wertet die Daten aus 7 Tabellenblättern aus:

1. Basisdaten

Hier werden alle Basisdaten zum Projekt eingegeben. Von hier aus werden die Daten in andere Tabellenblätter übernommen wie z. B. die Projektbeteiligten in das RACI-Blatt, das Gesamtbudget zur Berechnung des Soll-Ist Vergleich im Dashboard.

2. Zeitplan

Wie üblich werden die Tasks / Aufgaben / Projektschritte aufgelistet und das Anfangs- und geplante Enddatum angegeben. Als Datenpflege kann / soll der Fortschritt in den einzelnen Tasks angegeben werden.

Hieraus wird das Gantt-Diagramm berechnet. Im Dashboard werden zusätzlich die TOP 5 der aktuell laufenden Tasks angezeigt. Die werden übrigens noch mit den Verantwortlichen aus dem Blatt RACI verknüpft.

Das hätte sich der Herr Gantt auch nicht vorgestellt, dass sein Balkendiagramm einmal zum Inbegriff des Projektmanagemens wird. Unser Gantt-Diagramm zeigt den Beginn einer Aufgabe, den geplanten Endzeitunkt, die noch verbleibende Zeit und ob es eine Zeitüberschreitung gibt. Mit jeder Eingabe im Tabellenblatt Zeitplan wird das Diagramm aktualisiert. Zusätzlich erscheint das Diagramm im Dashboard.

3. Kosten

Die Kosten werden je Teilprojekt aufgelistet. Zusätzlich können eigene Kategorien wie Lieferanten, Baukosten, Montage o.ä. vergeben werden.

Es werden die geplanten / kalkulierten Kosten und die real anfallenden Kosten eingegeben. Bereits im Blatt wird ausgewertet in Form einer Ampel, ob die Kosten im geplanten Rahmen, oder nah an der Überschreitung oder überschritten sind. Für das Dashboard wird daraus ein Balkendiagramm erstellt.

4. Verantwortlichkeiten zuweisen. RACI

Mein Lieblingsblatt. Es nimmt viel Stress aus dem Projekt. Diese Matrix ist selbst in teurer Projektsoftware oft nicht vorhanden, aber für Galvanoprojekte unverzichtbar.

Eigentlich ganz einfach geht aber häufig im Projektalltag unter: die Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Häufig gibt es im Meeting die Frage „Wer macht das?“ und dann wird ein Name notiert. Faktisch prüft dann der Projektmanager wieder ob die Aufgabe erledigt wurde. Mit dem Tabellenblatt RACI wird es nicht nur eleganter auch wesentlich effizienter.

Hier wird festgelegt / aufgeführt:

R = Responsible: Wer ist für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich

A =Accountable: Wer prüft + entscheidet, ob die Aufgabe durchgeführt wurde?

C = Consulted: Wer berät bei der Aufgabe? Interne oder externe Fachspezialisten

I = Informed : Wer wird über das Ergebnis informiert?

Das entlastet den Projektmanager gewaltig. Es gibt nur noch die Information über das Ergebnis. Die Detailabstimmung erfolgt zwischen R und A. Es entlastet auch das gesamte Projektteam, nämlich die Mailboxen. Der Informationsweg ist nämlich mit I vorgegeben. Die Unsitte eine Mail an alle Projektbeteiligte zu schreiben wird ein Stück weit unterbunden. Ich weiß nicht wie viele Stunden ich damit zu gebracht Mails mit x Anhängen zu lesen nur um am Ende festzustellen, das darin nicht für mich Relevante war. Das geht auch anderen so. Durch die Festlegungen im Tabellenblatt RACI wird es ruhiger im Projekt und alle können sich auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

5. Risikoeinschätzung

Auch das kleinste Projekt birgt Risiken, die von der Kostenüberschreitung bis zum totalen Misserfolg gehen können. Für das Projektteam ist es wichtig diese Risiken zu benennen und gemeinsam deren Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichen Schaden festzulegen. Durch diese Diskussion wird häufig schon für alle Beteiligten klar, welche Bedenken / Risiken doch nur einen geringen Risikowert haben und daher vernachlässigt werden können. Für die anderen können Maßnahmen zur Reduzierung / Vermeidung beschlossen werden. Ein Blatt und 1 Stunde Diskussion, die wieder viel Ruhe ins Projekt bringt. Die TOP 5 der Risiken werden für alle sichtbar im Dashboard ausgewiesen.

6. betroffene Arbeitsbereiche

Ja es geht um Technik im Projekt und das Projektteam besteht auch meist aus technischen Fachspezialisten. Aber es sind die Menschen, die das technische Projekt in den Betriebsalltag integrieren müssen. Daher ist es sinnvoll im Projektteam einmal 1 Stunde zu überlegen welche Bereiche wir stark vom Projekt betroffen sind. Auch ob es eine positive oder negative Auswirkung hat. Im Anschluß können Maßnahmen geplant werden die negativen Auswirkungen abzufedern und die positiven zu verstärken.

7. Kommunikation planen

Je mehr Leute ein Interesse an dem Projekt haben, je dringender ist die Planung der Kommunikation. Die häufig praktizierte Form der Kommunikation ist „Das Projektteam informiert, wenn es etwas wichtiges gibt.“ Leider führt das zu einer Reihe von Nachfragen, die natürlich immer zur unrechten Zeit kommen.

Besser ist es mit dem Projekt gemeinsam zu überlegen:

Wer hat ein berechtigtes Interesse am Projekt? Es gibt nicht nur interne Stakeholder sondern auch externe wie Behörden. Die Diskussion welche Erwartungen dieser Mensch an das Projekt hat, wie die Einstellung zum Projekt ist, wie groß der Einfluß auf den Projekterfolg ist und wie hoch das Konfliktpotenzial ist, runden das Bild ab.

Auf dieser Basis wird dann vom Projektteam festgelegt: Wer über was von wem wie in welchem Intervall informiert wird.

Unsere Projektvorlage ist einfach + intuitiv bedienbar. Die Tabellenblätter sind untereinander verknüpft und die Datenauswertung im Dashboard läuft automatisch. Es sollen so nur so viel Eingaben wie nötig gemacht werden und so viel Information wie möglich visuell dargestellt werden.

So komfortabel die Nutzung für den User ist. Im Hintergrund sind dazu viele, viele Formeln erforderlich. Ja Formeln. Unsere Vorlage kommt ohne Macros und ohne Visual Basic aus! Es gibt also keine Probleme mit der IT-Abteilung.

Die im Background emsig arbeitenden Formeln stammen nicht aus dem Bereich der Grundrechenarten. Die sind für fortgeschrittene Excel-Anwender. Hier liegt genau die Krux. Diese Funktionen sind manchmal in der ersten Version einer neuen Excel-Version noch nicht vorhanden. Zudem gibt es Unterschiede zwischen Office 360° und den Desktop-Versionen. Die ständige Nacharbeit war uns zu aufwendig.

Wir haben uns daher bereits vor einigen Jahren von Excel verabschiedet und verwenden LibreOffice Calc. LibreOffice ist frei, quelloffenen und dauernd in Entwicklung. Es wird unter dem Dach einer gemeinnützigen Stiftung entwickelt und kostenlos zum Download zur Verfügung gestellt. Spenden sind sehr willkommen.

Die Projektvorlage (Excel- und LibreOffice) gibt es als kostenlosen Download bis Ende Juni. Beide Versionen sind voll funktionsfähig. Es können damit Projekte mit bis zu 30 Arbeitspaketen geplant werden.